「今までに比べて、格段にマネジメントがしにくくなった。これがテレワークの弊害かな」
「テレワーク時代のアップデートされたマネジメント方法が知りたい。」
一昔前までは会社に集まり、顔を突き合わせて働くのが一般的でした。
時代は移り変わり、テクノロジーの進化やライフスタイルの変化に合わせて、さまざまな働き方が登場。
代表的なのは、テレワークでしょう。
テレワークの登場により、かつてのような画一的なマネジメントが通用しなくなったといっても過言ではありません。
そこで今回は、テレワーク時代にピッタリのマネジメント方法を紹介します。
テレワーク時におけるマネジメント課題や解決方法などの解説も。
この記事を参考にしていただき、適切なマネジメントを実現しましょう。
テレワークのマネジメントに重要！テレワークの実施率や状況を解説
テクノロジーの発達や働き方が見直されたことにより、近年ではテレワークという働き方が登場してきました。
2019年までテレワークは働き方のひとつにすぎず、どちらかといえば下火である印象を多くの方が持っていたでしょう。
しかし、2020年の新型コロナウィルスの影響により、一気に社会へ浸透したといっても過言ではありません。
瞬く間に浸透していったテレワークの実施率は、「日本生産性本部の調べ」によると、2021年4月は19.2%です。
2020年5月の31.5%と比べると実施率が下がっており、まさに新型コロナウィルスへの慣れを表しています。
とはいえ、およそ5社に1社の割合でテレワークを実施しているのは、決して少ないとはいえないでしょう。
また「東京都の調査」に限っていえば、2021年5月の調査結果では64.8%の企業がテレワークを実施していると回答しています。
この数値は年々、上昇してきており、テクノロジーの集まる東京らしい結果です。
日本全体ではテレワークに対する意欲が落ち着きつつありますが、東京に限っては今後もテレワークの実施率は増えていくでしょう。
テレワークにおけるマネジメントの課題とは
テレワークの導入は通勤時間の削減やテナント料などの固定費カット、家で過ごす時間の増加など、実にさまざまなメリットをもたらしました。
しかし、メリットがあれば、当然デメリットも存在します。
この章ではテレワークにおけるマネジメントの課題を紹介します。
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上司・部下・チームメンバーとのコミュニケーションが不足
テレワークにおけるマネジメントの課題その1は、コミュニケーション不足です。
かつての働き方では会社にすべてのメンバーが集まるため、コミュニケーションを取るのは容易でした。
話したい相手の横を通ったときやエレベーターで一緒になったときなど、あらゆるタイミングでコミュニケーションが取れます。
顔を合わせるので、否が応でもコミュニケーションが取れるともいえるでしょう。
しかし、テレワークでは違います。
テレワークでは顔を合わせる機会がありません。
積極的にコミュニケーションを取ろうとしない限り、しばらく話していないという状況も十分に発生します。
顔を合わせて働いていたときと比べて、ちょっとした相談や進捗状況の確認もしづらい状況です。
長時間労働の発生など労務管理が難しい
テレワークにおけるマネジメントの課題その2は、労務管理が難しい点です。
テレワークでは、お互いが働いている姿は見えません。
忙しく働いているのか、またはゆとりのある働き方なのかは、誰にもわからないでしょう。
働く姿が見えないテレワークでは、実は長時間労働になる人も少なくありません。
かつての働き方であれば、毎日残業していれば、上司や周りのメンバーが気づいて、フォローを入れるでしょう。
「忙しいなら、ヘルプでもしようか」
「作業量が多すぎるなら、上司にでも相談しようよ」
しかし、テレワークでは誰がどれくらい働いているかは、つかみにくいのが実情です。
仕事ができる人・仕事が速い人にはどうしても仕事が集まりがちになるため、仕事が山のようになることも珍しくはありません。
その結果、長時間労働となり、月45時間の上限を超えるというケースも十分にありえます。
評価が難しくなる
テレワークにおけるマネジメントの課題その3は、評価が難しい点です。
特殊な職種を除き、働いている方のほとんどには評価がつきます。
1年や半年、四半期などタイミングはさまざまですが、評価がつくのは間違いありません。
テレワークでは、働いている過程が一切わからないため、シンプルに結果のみで判断が下される傾向にあります。
例えば、本人が完璧な準備をおこなったコンペがあったとしましょう。
コンペに当選すれば、企業からの評価はプラスになるのは間違いありません。
しかし、落選すれば、評価はどうでしょうか。
結果のみを判断材料とするのであれば、評価は間違いなくマイナスです。
企業風土によっては、結果のみの評価で問題なしとする企業もありますが、すべての企業がそうではありません。
働く過程の見えないテレワークでは、結果のみで評価が難しいケースであるのは事実です。
環境変化によるパフォーマンスの低下
テレワークにおけるマネジメントの課題その4は、環境変化によるパフォーマンスの低下です。
在宅でのテレワークの場合、労働環境は個人によって変化します。
保有するパソコンのスペックや集中できる部屋の有無、ネットワーク環境などさまざまな要素が個人で異なることも。
そのため、在宅によるテレワークがしにくいという状況も十分にありえます。
また個人のパーソナリティとして、人の目がないと集中できない方もいるでしょう。
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生産性向上につながるテレワーク時のマネジメント
この章ではテレワーク時におけるマネジメントのポイントを紹介します。
テレワーク自体がデジタルな働き方のため、ツールの導入がメインの手法です。
またツールを導入したからといって、劇的にマネジメントがしやすくなるわけではありません。
しかし、ポイントをいくつか組み合わせることで、効果が発揮されます。
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コミュニケーションツールを活用する
テレワーク時におけるマネジメントのポイントその1は、コミュニケーションツールの導入です。
ZoomやTeamsなどビデオ通話が可能なツールはもちろん、気軽にチャットができるツールも導入しましょう。
チャットツールを導入する理由は、電話未満メール以上のコミュニケーションを取りたい場合への対応です。
仕事をしている上で電話をするまではないけれど、メールよりレスポンシブを速くやり取りがしたいケースがあることも。
このような場合には活躍するのがチャットツールです。
気軽にコミュニケーションを取れるので、チャットツール最大の魅力といえるでしょう
またツールの導入以外にも個人面談を増やして、課題や相談ごとなどの吸い上げる機会も増やすのもひとつの手法です。
評価方法を変える
テレワーク時におけるマネジメントのポイントその2は、評価方法を変えることです。
働く過程が見えないテレワーク時代では、評価の方法もガラッと変えるのもひとつの手といえるでしょう。
例えば、結果や成果物にフォーカスをあてた評価方法への変更です。
ただし、結果重視にしすぎると成果の水増し・粉飾など、新たな問題を生み可能性があります。
今まで結果と過程で6：4の割合で評価していた場合には、8：2へ変更するなどの工夫も良いでしょう。
労務管理ツールの導入
テレワーク時におけるマネジメントのポイントその3は、労務管理ツールの導入です。
タスクの過集中による長時間労働をチェックするためには、労務管理ツールが効果的といえるでしょう。
既存のタイムカードツールでも労務管理は十分におこなえます。
しかし、労務管理ツールを導入すれば、週単位で労働時間を管理すれば、早めの対策が打てます。
労働時間からタスクの過集中が発生していないかをチェックが可能です。
プロジェクト管理ツールの導入
テレワーク時におけるマネジメントのポイントその4は、プロジェクト管理ツールの導入です。
テレワークでは働く過程、つまりプロセスが見えません。
ならば、ツールによって、少しでも見える化を図りましょう。
プロジェクト管理ツールの中にはタスク管理ができるツールがあります。
タスク管理をおこなうことで、働くプロセスの管理が可能です。
またタスクの過集中は個々人が抱える仕事量が見えていないのが原因といえます。
タスク管理をおこなえば、個々人への負荷分散が可能です。
テレワークにもおすすめ！Lychee Redmineを紹介
引用元：Lychee Redmine
タスク管理やスケジュール作成は確かにアナログな方法でも可能です。
またMicrosoft Excelを使って、デジタルな管理もできるでしょう。
しかし、より効率的にプロジェクト管理をしたいのであれば、専用ツールの使用をおすすめします。
プロジェクト管理ツールの中でおすすめは、Lychee Redmineです。
Lychee Redmineは、プロジェクト管理ツールRedmineを拡張したプロジェクト管理ツールです。
Lychee Redmineには、プロジェクト管理に必要な機能が数多く実装されています。
代表的な機能はカンバン・ガントチャート・リソース管理あたりです。
またLychee Redmineの特徴といえば、簡単な操作性です。
まるで動かしたことがあるかのように直感的に操作がおこなえるため、ツール初心者でも安心して操作が可能です。
テレワーク時代のマネジメントへ対応し、生産性の高い働き方を
今回はテレワーク時におけるマネジメントのポイントを紹介しました。
テレワークの実施率は全国的に昨年の2020年と比べると、減少傾向にあるため下火に戻りつつあります。
しかし、東京都に限っていえば、テレワーク実施率が6割後半です。
テレワーク時におけるマネジメントのポイントは、以下の4つです。
どの方法も決して難しい方法ではありません。
- コミュニケーションツールを活用する
- 評価方法を変える
- 労務管理ツールの導入
- プロジェクト管理ツールの導入f
効率的なプロジェクト管理を目指すのであれば、Lychee Redmineをおすすめします。
特にLychee Redmineのタスク管理はカンバンによって、タスクを見える化することが可能です。
Lychee Redmineを活用して、生産性の高い働き方を実現しましょう。
