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導入の背景と効果
課 題
解決策
効 果
東証プライム市場に上場する株式会社アイネス。創業60年を超える独立系SIerとして、情報システムの企画から開発・運用・保守・評価まで一貫したサービスを提供している。
同社を取り巻く環境が大きく変わったのは2021年。デジタル改革関連法が成立し、地方公共団体の情報システムを国が定める標準仕様に準拠したシステムに移行させる必要が生じたのだ。同社は地方自治体向けの行政パッケージソフトを提供しており、約120団体ものシステム標準化に対応しなければならない。
そこで2024年に「Lychee Redmine」を導入し、プロジェクト管理の方法を統一。生成AIを組み合わせて、全プロジェクトの状況をタイムリーかつ横断的に可視化する仕組みを構築したという。どのように「Lychee Redmine」と生成AIを連携し、多数のプロジェクトを管理しているのだろうか？ 自治体システム標準化対応プロジェクト（全社PMO）の責任者を務める堀越和真氏に話を聞いた。
プロジェクト管理の仕組みがバラバラだったことです。たとえば、全体の進捗管理はWebシステム、WBS（作業分解構成図）・レビュー管理・変更管理はExcelやGoogleスプレッドシート、バグや課題の管理には自社開発のシステムを使っていました。各プロジェクトマネージャーの裁量が大きく、各種管理表や報告書の形式も統一されていませんでした。
そのため、同一基準で社内報告を行うには、プロジェクトマネージャーへの再確認や進捗管理報告を変更してもらう必要が生じます。結果として「報告が定性的になりがち」という問題がありました。
大きなきっかけは、外部環境の変化です。2021年に新たな法律が成立し、自治体システムの標準化が義務づけられました。当社は多数の自治体に行政パッケージソフトを提供しており、ベンダーとして標準化に対応しなければなりません。いまは最長2030年度末まで認められていますが、当初の期限は2025年度末。それまでに、約120件ものプロジェクトを並走させる必要が生じたのです。
この標準化対応は前例のない大規模プロジェクトです。進捗遅延も含め、同時期に問題が多発する可能性が高まります。とはいえ人的リソースに余裕はなく、従来のように緊急で応援要員をアサインするのも難しくなります。したがって、ひとつの問題把握の遅れが深刻な事態につながりかねません。経営層も含め、関係者がプロジェクトの状況をタイムリーに把握できる仕組みが求められました。
もうひとつの契機は、経営層の意向です。仮に100件以上のプロジェクト報告を即時に受けたとしても、細部を確認して不調の兆候まで見極めるのは難しい。そこで経営層から「AIを活用できないか」という打診を受け、基盤となるプロジェクト管理ツールの導入を検討しました。
はい。管理ツールが分散したまま運用ルールだけを統一しても、すぐにAIを活用できる状態にはなりません。各項目の基準がそろっていなければ、データにノイズが混入してAIの誤判断を招くからです。それを防ぐためには、データクレンジングや名寄せ処理に膨大な時間を要するでしょう。
私たちが重視する点をすべて満たしていたからです。たとえば、導入プロジェクトとの親和性。今回の自治体システム標準化は開発プロジェクトではなく、‟導入プロジェクト”として進めます。その導入作業の管理に「Lychee Redmine」は適していました。
もうひとつの理由は、ガントチャートなどの見やすさです。自動表示されるイナズマ線（各タスクの計画と実績の差を示す線）をはじめ、進捗状況をひと目で把握できます。お客様にそのまま提示できるくらい、視認性が高いと判断しました。
最終的な決め手は、多数のプロジェクトの状況を可視化できる機能です。タスクはもちろん、バグやレビューなどの必要項目を一元管理し、100件以上のプロジェクトを横断的に確認できます。そして、EVM（出来高管理）の指標を自動算出できる点も魅力的でした。選定にあたっては、調査・研究に特化したグループ会社が比較表（下図参照）を作成し、当社の経営層と協議して決めました。
最初の3カ月間は本格導入までの準備に注力しました。まずは私たちPMOがテスト用のプロジェクトを作成。自治体システム標準化のWBSを策定し、それに準拠したテンプレートを整えました。また「Lychee Redmine」には多彩な機能が備わっています。それらを試しながら、最適な活用法を模索しました。
その間に実感したのは、チケットの利便性です。ツールの検討段階では「課題管理・Q&A管理・リスク管理は対象外」と認識していたので、この3項目は他のツールで管理する予定でした。しかし、実際にチケットを使ってみると、これらの項目も一元管理できると判明。当初の方針を変更し、標準化対応プロジェクトで管理する全情報を「Lychee Redmine」に集約することに決めました。
「タスク」「課題」「リスク」「Q&A」「B票（バグ）」「R票（レビュー）」「変更管理」の7項目です（下図参照）。各トラッカーの用途に応じた入力項目を定義し、プロジェクトメンバーにチケットを登録してもらっています。
| トラッカー | 説明 |
|---|---|
| タスク | 進捗用のタスク（作業項目）を管理しています。作業予定、実績を各作業者は入力する必要があります。このタスクはガントチャートに表示されます。 |
| 課題 | プロジェクトで発生する課題をチケット管理します。作業実績の入力は不要ですが、期日、ステイタスを明確にして管理する必要があります。 |
| リスク | プロジェクトで発生しうるリスク、発生したリスクを管理するチケットです。プロジェクトとしてのリスクの対応方法を確認しておきましょう。 |
| Q&A | プロジェクトの様々な局面で発生した内部、外部のQ&Aを管理します。特にお客様からのQ&Aは、期日を明確にして、回答する必要があります。 |
| B票 | 当プロジェクトのテスト工程で発生したバグ（不良）をB票としてチケット管理します。分析コードを元に、不良分析をODC分析という形で実施します。 |
| R票 | 対象の成果物に対してのレビュー指摘票（R票）をチケット登録する。 |
| 変更管理 | プロジェクトで発生した変更管理を管理するチケットです。管理対象は、スコープ定義・開発規模・スケジュール・体制です。プロジェクトとしての変更管理の対応方法を確認しておきましょう。 |
同年4月に説明会を開き、操作説明の動画を展開しました。対象者はプロジェクトマネージャーやシステムエンジニアなど、約600名のメンバー。「Lychee Redmine」のWiki（情報共有機能）を通じて、ツールの操作方法や工程定義などのナレッジも共有しました（下図参照）。
従来も「Redmine」のWikiを使っていたチームはありましたが、プロジェクトごとにナレッジが分散していました。いまはPMOへの問い合わせもWikiのチケットで管理し、全チームの情報を共有しています。
新たなツールを定着させるためのポイントは、情報の入力作業をシンプルにすることです。たとえば、本来は「Lychee Redmine」と勤怠システムの実績工数（AC）を一致させるのが理想です。しかし、両システムにまたがるACの整合性を常に保とうとすると、メンバーの作業負担が増えてしまいます。それよりもACは勤怠システムのみを使用すると割り切って、「Lychee Redmine」は基本情報の入力に絞ったほうがいい。そこで7項目のチケット登録を徹底してもらうことに決めました。
こうした取り組みを経て、同年10月頃に「Lychee Redmine」の運用が定着。ほとんどのメンバーが情報を入力してくれるようになりました。
「Lychee Redmine」が定着した頃ですね。ようやくプロジェクト管理ツールに情報が集約され、同じ基準で管理できるようになりました。これ自体もひとつの成果ですが、次なる目標がありました。それは膨大なデータの有効活用。迅速な状況報告や多角的なデータ分析を実現するため、生成AIを導入しました。
プロジェクトレポート機能自体は有用なので、ケースバイケースで使い分けています。たとえば、特定のプロジェクト状況を確認する際は、既存の個別レポート機能が便利です。主要な指標やバーンダウンチャートなどを表示できるので、プロジェクト単位の社内報告用として使っています。
ただ、当社のように100件以上のプロジェクト状況を一覧表示したい場合、既存の全体レポート機能は工夫の余地がありました。画面の下半分に1行単位で詳細が表示されるため、全体を俯瞰しづらかったのです。
また、より深いデータ分析を行うために、生成AIを組み合わせたい。そこでプロジェクトレポート機能に集約されたデータを生成AIに取り込み、Excelに並列表示しました（下図参照）。
まず100件以上のプロジェクトレポートの作成期間が、約半月から1日へと大幅に短縮されました。さらに、EVMを含めた精度の高いプロジェクト管理を実現。その結果、すべてのプロジェクトの状況をタイムリーかつ横断的に可視化し、迅速な問題把握と解決のサイクルを確立できました。コスト実績の集計には若干タイムラグが生じていますが、進捗遅延の兆候は早期に検知しています。
生成AIを活用して、プロジェクトの評価・レビューを自動化したからです。従来は各プロジェクトマネージャーと進捗報告の取りまとめ部署の間で、何往復も添削と修正が発生。合計100件以上のプロジェクトレポートをまとめるために、長期間を要していました。
さらに、AIは品質向上にも役立ちます。同一基準で評価するので、属人的な判断によるブレが生じません。人間の役割は、AIの評価に対する妥当性確認と最終調整のみです。
これができたのは「Lychee Redmine」という土台があってこそ。もし管理対象やプロジェクトごとに異なるツールを使っていたら、AI分析の前提が成り立たないでしょう。
データの一元管理によって、プロジェクトに関する定例会議の進行も円滑になりました。以前は指標の定義やEVMの算出方法など、本題に入る前の質疑が相次いでいましたから。
いまは私たちPMOが取りまとめ役となり、全プロジェクトの状況を経営層などのプロジェクト関係者に週次で報告しています。おもな切り口は、支社単位とプロジェクト単位。計4枚のスライド（下図参照）を切り替えながら、視覚的にわかりやすく説明しています。
具体的な対処は各プロジェクトマネージャーが判断するので、一概には言えません。少なくとも週次で状況を確認し、早期解決を促す仕組みは整いました。
たとえば、生成AIが期限切れの課題チケットを自動検知します。さらにSPI（スケジュール効率指数）などを勘案して、全プロジェクトの中から優先的に対処すべきプロジェクトと対策を示しています（下図参照）。
AIが推奨する対策は一案なので、他の対策を実行しても構いません。プロジェクトマネージャーには課題チケットの該当項目に「対策」を記入してもらい、その進捗をPMOが確認しています。つまり、過去の計画と現状を毎週突き合わせて、対策の実行状況をモニタリングしているわけです。
いくつかのプロジェクトは計画通りに終結しましたが、山場はこれから。非常に困難なプロジェクトなので、予断を許さない状況です。おそらく、すべてのベンダーにとって難易度の高い取り組みでしょう。
いま私が断言できるのは、プロジェクト管理のレベルが格段に上がったこと。そして、着実に前進していることです。実際、当社のプロジェクト管理手法について、他社からもヒアリングを受けています。もし「Lychee Redmine」と生成AIを導入していなかったら、100件以上のプロジェクト管理が成り立たなかったでしょう。
進捗管理だけでなく、品質管理の仕組みも強化します。具体的には「Lychee Redmine」のバグ管理データやExcelのテスト進捗データなどを抽出し、ダッシュボードで品質状況を可視化する予定です。
また、多数の標準化対応プロジェクトを並行して進めていると、同じような課題が発生する傾向があります。今後はどのプロジェクトでも起こりうる課題を効率的に抽出して、各プロジェクトに情報を共有したい。そうした課題管理の横展開を進化させたいですね。
――アイネス様の取り組みを通じて、全プロジェクトの情報を一元管理する重要性を再認識しました。また、「Lychee Redmine」と生成AIを組み合わせることで、多数のプロジェクトを横断的に分析できるとわかりました。貴重なお話をありがとうございました。
※本資料に記載されている数値・名称等は、機能や運用のイメージを示すためのサンプル（ダミーデータ）であり、実在の組織・実数値とは一切関係ありません。
※「WebRings」は、株式会社アイネスの登録商標です。
本事例はこのような企業様におすすめです
導入の背景と効果
「Lychee Redmine（ライチレッドマイン）」を選んだ理由
導入前の課題
導入後の効果
株式会社ワコム様はデザインやコンテンツ作成用ペンタブレットのリーディングカンパニーだ。世界１５０以上の国・地域で事業を展開し、年商は1,000億円を超える。OEMを主体としたテクノロジーソリューション事業部では、スマートフォン、タブレット、デジタル文具など、幅広い分野のメーカーに最先端のデジタルインク・ソリューションを提供している。
同事業部は2017年に「Lychee Redmine」を導入。200件以上の製品量産プロジェクトを多国間で一元管理し、業務効率化を果たした。また、開発プロセスの標準化やプロジェクト横断型の問題解決に「Lychee Redmine」を活用し、競争力強化の足がかりを築いたという。実際、どのように運用しているのだろうか？ 同社のプロジェクトマネジメントを主導する大野憲一氏（テクノロジー・プロジェクト・マネジメント Senior Director）に語ってもらった。
（取材日：2023年2月22日）
組織的なプロジェクト管理の始まりは、8年ほど前にさかのぼります。テクノロジーソリューション事業部にプロジェクトマネジメント専門のグループを立ち上げ、私はそのグループの一員となりました。
当時は40～50件のプロジェクトが動いていたのですが、その運営は各プロジェクトのメンバーや営業担当者まかせ。組織体制もツールも整備されておらず、情報管理に課題を抱えていました。
たとえば、当時のコミュニケーション手段はメールと電話。あとは会議くらいでした。各プロジェクトの情報があちこちに分散しているので、どこに何があるのか、わからなくなるんです。会議の議事録はメールで共有していたので、一人ひとりのメール内に重要事項が埋もれていく。「アレはどうなった？」「ココで何を決めたんだっけ？」といったように、情報の把握自体に時間と労力を費やしていました。
また、一部のプロジェクトでは進捗管理にExcelやPowerPointを使っていました。でも作成者ごとにフォーマットが違うし、複数の類似ファイルに派生しやすい。「この項目はどういう意味？」「どのファイルが最新なの？」といったように、各所で混乱が生じていました。そこで新設された私たちのグループが主導して、プロジェクト管理ツールの導入を検討したのです。
当社が「Lychee Redmine」を選んだ理由は、いくつかあります。ひとつは私自身の経験です。前職で「Redmine」を使っていたので、その拡張機能なら円滑に導入できると考えました。もうひとつはガントチャート機能です。自由自在な日程調整をはじめ、やりたいことがすべてできる点に惹かれました。
そして、クラウドで利用できることが決め手になりました。本質的なプロジェクトマネジメントに集中するために、サーバー管理や運用サポートは任せたい。当グループの海外法人や外部の協力会社など、複数拠点の連携においてもクラウド環境は必須でした。
「Lychee Redmine」を導入したのは2017年です。ただ、立ち上げは苦労しましたね。使い慣れたメールやExcelをメンバーが手ばなさず、なかなか新しいツールに移行してくれなかったからです。
そんな状況で複雑な運用ルールを強制したら、逆効果になりかねません。そこでメッセージをシンプルにして、地道な啓蒙活動を続けました。「Lychee Redmine」を使って仕事をしてください。そうすれば、情報共有や展開ができます――と。
あとは情報の集約に注力して、毎日アクセスする習慣をつけてもらいました。たとえば、大容量のファイルはメールで送りづらいですよね？ でも「Lychee Redmine」を使えば、簡単に共有できます。世界中のFAE（技術営業職）に対して「問題が生じたら、画像や動画を入れて共有してほしい」と依頼しました。
そうやって各プロジェクトの情報が蓄積されると、回路図のような設計書などの基本情報も集まってきます。「プロジェクトのココに行ったら、この情報が必ずある」という状態になると、メンバーが利便性を実感して、ツールの使用頻度が上がる。次第にそんな好循環が生まれて、定着につながりました。いまだに不十分な点もありますが、2019年頃にはそれなりに浸透しましたね。
その後は各プロジェクトの情報が「Lychee Redmine」に集約・整理・共有され、業務効率が上がりました。情報把握や段取りに費やす時間が大幅に短縮されたからです。仕様の定義からタスク終了までの流れも各チケットに集約されているので、全メンバーが本来の仕事に集中できつつあります。
また、当事業部のプロジェクトでは、日本・中国・台湾の3拠点が密接に連携しています。Lycheeクラウドによって、ローカルサーバーに依存せず、グローバルな運用が容易になりました。
導入後の効果は、単なる業務効率化に留まりません。当事業部は2020年から開発プロセスの大規模な改革を行い、その推進に「Lychee Redmine」を活用しています。この取り組みはプロジェクトマネジメントの枠組みに収まらないので、順を追って説明しましょう。
まず改革の背景には、私たちの事業構造があります。当事業部が提供するのは、電子ペンおよび、それをタブレット端末やスマートフォンで操作するデジタルインク・ソリューションです。端的にいえば、事業領域がせまく、専門性が高い。したがって、限られたコア製品の性能向上が競争力強化に直結します。
その一方、当社の顧客は日本・中国・アメリカなど、世界中に広がっています。顧客1社に対して多種類のプロジェクトが走っており、その総数は年間200件以上。最終製品は数百種類におよびます。それらのプロジェクトで個別最適化が進んだ結果、全体のレベルアップが遅れていたのです。
当事業部では多くのエンジニアが活躍しています。彼ら彼女らが優秀だからこそ、現場の問題を独自の手法でどんどん解決していました。たとえば、ある問題がハードウェアに起因する可能性があっても、ファームウェア（ハードウェアを制御するソフトウェア）をいじって迅速に対処してしまうんです。
個別の判断としては間違っていません。最適解にこだわって時間を費やすよりも、顧客が求める成果物のQCD達成が優先ですから。でも、それを繰り返していると、プロジェクトごとに製品の進化が複雑に枝分かれしていきます。
その結果、一部で機能同士のトレードオフが起きていました。ある部分を直そうとすると、別の部分に問題が生じるケースがあったのです。また、他グループが開発した新機能を実装する際、円滑に反映できないケースもありました。
このような個別最適化の弊害をなくすためには、プロジェクトマネジメントの枠組みを越えて、グランドデザインから見直さなければなりません。つまり、全体のプロセスを再編して、すべての製品に最適な解ができるようにする。そして、正しいところに正しいフィードバックが必要です。
全体最適化の第一歩として、まずファームウェアを標準化しました。具体的には全プロジェクト共通のファームウェアを設計して、アルゴリズム（計算・処理手順）とパラメーター（ハードウェアに依存する変動要素）を明確に分離。そして、中核をなすアルゴリズムはファームウエア開発エンジニアが担当し、各プロジェクトのハードウェアに依存するパラメータはハードウエアエンジニアがチューニングするように徹底してもらいました。
いわば、事業部全体の開発スタイルと分業体制を見直し、アルゴリズムは常に最適なものを追い求め、パラーメータのチューニング方法はそれとは別に最適化されていく仕組みをつくったのです。この個別管理と全体管理の融合に「Lychee Redmine」は欠かせません。
仕組みの全体像をイメージしてもらうために「Lychee Redmine」におけるプロジェクトの階層構造を説明しましょう（上図参照）。
すべての頂点に位置するのが「Common Issue」と名づけたメインプロジェクト。複数のプロジェクトに共通する課題・問題を吸い上げて、正しいところにフィードバックする親プロジェクトです。いわば、事業部全体の課題を集約し、横断的に最適解を導くための共通課題管理基盤です。
その下層に、2種類の子プロジェクトが位置します。ひとつは顧客製品の量産プロジェクトを束ねる「Customer Project」。もうひとつは当社主導の先行開発プロジェクトを束ねる「Develop Project」。前者の下には「A社」「B社」「C社」など、後者の下には「新機能X」「新機能Y」「新機能Z」などの孫プロジェクトがツリー構造でぶら下がっています。
顧客単位の孫プロジェクトはそれぞれのプロジェクトの担当PMが統括しています。その下に「SKU1」「SKU2」「SKU3」といった、最終製品のひ孫プロジェクトが並ぶわけです。いわゆるPLは、この各プロジェクトのチューニングを管理。従来はここで小さな問題が発見され、現場判断で改修される場合がありました。
しかし、いまは違います。もし現場のひ孫プロジェクトでアルゴリズムに起因する問題を発見したら、チケットを作成して情報を共有します。他のプロジェクトからも同じ問題がチケット化されたら、大元のプロジェクト「Common Issue」で一括管理。プロジェクトマネジメント専門のグループが交通整理して、対応を判断します。いわば、PMOのような役割ですね。
そして、アルゴリズムの共通課題を担当の開発者にフィードバックして、最適解を検討してもらいます。解決策が確立したら、チケットの重複設定などを通じて、同じ問題を抱える全プロジェクトに展開します。適切な改修をしないと、その下にぶら下がっているすべてのプロジェクトで問題解決に至らないので、従来プロジェクト毎に応急措置で対応していたところが根本解決を実施するようになり、それがすべてのプロジェクトに反映することになります。
この流れを円滑に進めるために「Lychee Redmine」の管理者が集う会議体を新設しました。その会議で標準的な開発のプロセス（ワークフロー）集を作成。管理者がチケット作成時にトラッカーを設定して、メンバーが担当チケットを見るだけで業務の順序がわかるようにしたのです。
すると「この問題は誰に回して、誰に確認して、誰にクローズしてもらえばいいんだろう？」と悩まずにすむ。それぞれのメンバーが正しいところにフィードバックして、正しくクローズできます。
また、カスタムフィールドで分類項目を増やして、問題点のフィードバック先を細分化して記録できるようにしています。カスタムクエリで絞り込み検索の条件を設定しておけば、全プロジェクトから見たい問題点の情報をワンクリックで表示できます。
最近はバックログ機能を重宝しています。これが山積する問題点の整理に便利なんです。本来の用途はアジャイル開発のスプリント運用などでしょうが、私たちは「Common Issue」の管理に応用しています。
この機能の利点は、多くの問題点をズラッと並べて、カテゴライズできるところです。ひとくちに「問題」といっても、目前の顧客対応、今後の性能改善、プロセス見直しなど、その性質や大小にはバラつきがあります。それらを3段階の優先度に大別して、管理者たちと共有。週次会議で一つひとつの問題点を優先度順に検討し、具体的な対応を意思決定しています。
その際、バックログの画面上だと、各チケットの入れ替えや日付変更が簡単です。「これは来週に改めてトラッキングしよう」「これは猶予があるから、もう少し後の日付に変えよう」というふうに、どんどんレビューできる。非常に使い勝手がいいですね。
バックログも含めた体系的な仕組みは、ようやく昨年に整ったところです。いまは可視化された問題点を片っぱしから潰している最中なので、全体のレベルアップはこれから。数ヵ月後に「この問題はパラメーターでもアルゴリズムでも解決できない」というソフト改修の終着点までたどりついたら、製品の本格進化が見えてきます。
なぜなら、先行開発プロジェクトにチケットを回して、次世代ICなどの開発時に検討するからです。「Common Issue」を頂点にしたツリー構造によって、量産系と開発系プロジェクトの連携も円滑になりましたね。
このようなチケットドリブンの開発スタイルが定着したら、次は工数を測定できるようにして、生産性の向上に取り組みたい。「Lychee Redmine」のリソースマネジメント機能を活用すれば、工数削減や生産性向上を可視化できます。きっと現場のモチベーションが上がり、人材マネジメントにも役立つでしょう。
我々の製品は顧客の製品の中に部品として実装されるものなので、我々の思い描いているようなものを我々の都合だけでプロジェクトを完成させることはできません。顧客側の部品の変更や、スケジュールの変更、要求仕様の変化や、市場環境の変化、同時にやってくるプロジェクトの数や、内部リソースの調整まで含めてリスクを全て想定してしまうと物はできなくなってしまいます。便利なツールを導入しても、優れたノウハウを学んでも、求めているものに到達できるとは限りません。
でも私が正しいと考える方向性はあります。それは、事前に計画を立てることは当然として、顧客と誠実に向き合い日々のプロジェクトに対処しながら、開発プロセスで標準化できるところは標準化して当たり前のことは誰でも普通に出来上がる環境を作り上げることです。そのカギとなる情報管理、標準化、可視化をLychee Redmineを通して作り上げていき、そこで空いたリソースで、より競争力を上げる製品を作り上げていくつもりです。
本事例はこのような企業様におすすめです
カップヌードル、チキンラーメンなど誰もが知るトップブランドを有する日清食品株式会社。
22年ぶりとなる国内工場新設プロジェクトは、総設備投資655億円という規模はもちろん、ロボットやIoTなど最新技術を駆使する「次世代型スマートファクトリー」として、メディアなどでも大きな話題となっている。敷地面積約10万m2、日産400万食の生産能力を持つ国内最大級、世界最新鋭の食品工場である「関西工場」（滋賀県栗東市）は、2018年10月に操業開始、2019年内に完成する。
創業以来最大となる、前例のないプロジェクト推進のため、PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）としてLychee Redmineを活用した林 将広氏（日清食品株式会社 事業構造改革推進部 SCM企画部 課長）にお話を伺った。（取材日：2019年8月27日）
大規模ながら、タイトなスケジュールで進められた「関西工場」プロジェクトのPMOに着任した林氏は、『日清食品流』のプロジェクト管理手法を新たに構築するという難題に立ち向かった。
自身にとって初めてのPMOという立場で、各部門のスペシャリストとギリギリの調整を行うためには、部門横断的に情報をまとめ、プロジェクト全体を「見える化」することが必要不可欠だったと語る。
「前例のない規模、最新システムの導入など、未経験のリスクが多数想定され、マクロな視点で全体管理する必要がありました。
海外工場新設や、既存工場ライン立ち上げなど、社内には豊富なプロジェクト経験があり、QCDS（クオリテイ・コスト・デリバリー・スコープ）のうち、クオリティとスコープは各部署がしっかり仕上げてくれると信頼していました。
そこで、PMOとしては、とにかくコストと納期の管理に注力しようと、担当ごとに情報を集めたのですが、Excel、PDFなどで個別管理されており、統合が非常に難しかった。
数年間というプロジェクトの長さ、発注数千件というタスクの膨大さなど、Excelなど既存のやり方での全体管理は到底無理、やはりプロジェクト管理に特化したツールが必要ということになりました。」（林氏）
「社内ではプロジェクト管理ツールは未使用でしたが、Redmineの存在は知っていました。他ツールではMSプロジェクトなども検討しつつ、Redmineの無料相談会にいってみたところ、『UIが良くて、入力が簡単、操作も直感的。拡張性もある』とLychee Redmineを勧められたんです。
調べてみると、チケットだけでなくガントチャートがあり、クラウド管理もできる、新機能がどんどん追加されるなど、非常に使いやすそうで、『このツールなら、やりたいことができそう！』とLychee Redmine導入を即決しました。イメージ通りの使い心地で、良い決断だったと思っています。」（林氏）
本プロジェクトで、林氏がLychee Redmineを特に活用したのは、設備発注と設備納入の2つのフェーズ。この重要なフェーズに、タスクや見積り、スケジュールなどの情報をLycheeガントチャートで「見える化」した。
「Redmineは、みんなでタスクを共有し、管理するツールだと知っていましたが、プロジェクトメンバーは少数精鋭、プロジェクト管理について研修する時間もない。また、メンバーには設備の設計など担当業務に専念してほしいという思いも強く、Lychee Redmineの管理はPMOが一括して行いました。設備開発を担う研究施設をはじめ、各部署を足で回って掻き集めた資料をもとに、数千ものタスクを構造化し、その全てを入力する作業が甚大で、今振り返っても本当に大変な時期でした。」（林氏）
「とにかく、全ての情報が反映されたガントチャートが必要で、Lycheeガントチャートで実現できました。慣れないPMOとして情報収集から始め、Lycheeガントチャートでその情報をババッ！と「見える化」してプロジェクトメンバーに見せた時に、「これはすごい！」と驚かれたのを覚えています。
ガントチャートの基本機能を中心に使いましたが、予定通り進捗しているチケットは緑、期日過ぎると赤というのも誰でも一目瞭然だし、現状を示すカミナリ線、重要予定を示すマイルストーン、クリティカル・パスの設定など、全てをガントチャート画面で直感的に操作でき、ツール操作のストレスもなかったです。Lycheeガントチャートで「見える化」してはじめて、プロジェクトの全体進捗を左右するスケジュールのズレが見つかったことも。チケットのコピーや、注記機能も便利でしたし、チケットの期間を日単位や週単位で入れたとしても、最終的には1ヶ月ごとのサマリで確認ができるので非常に助かりました。」（林氏）
新工場には即席麺の生産ラインが10本あり、製麺、包装など工程ごとに最新設備を導入。さらに、ロボットや検査機器など自動化・効率化を担う設備を集中監視･管理する「NASA室」(Nissin Automated Surveillance Administration室)やガスコージェネレーションシステムなどユーティリティ施設と、生産ライン全てがIoTシステムで繋がるなど、食品工場として前例がない難易度の高いプロジェクトで、PMOの責任も重大だった。
「数千件の発注情報などをベースに200チケット程度に構造化し、プロジェクト全体をLycheeガントチャートで「見える化」することで、個々の進捗がどのように全体スケジュールに影響するかを、担当者に直感的に理解してもらいました。ところが予定期日を過ぎても発注されないなど、進捗しないチケットが続出。確認すると、各部署で計画時点でスケジュールにバッファーを持たせていることが判明しました。
しかし、プロジェクトには後工程のために全ての前工程が同時に完了しているべきタイミングがある。それをLycheeガントチャートで「見える化」できたことで、『PMOには、全ての情報を速やかに共有しよう』というコミュニケーションの流れができました。」（林氏）
「設備納入フェーズでは、これまでのライン立ち上げと異なりシステムとの連携テストが必須でしたが、設備メーカーも社内担当者もこの規模のシステム連携は未経験。
そこで、全ての機械の納入スケジュールをLycheeガントチャートに入力し、各部門と連携しテスト期間を算出しました。すると、稼働予定日に間に合わせるには、複数テストを並行させるなどテスト期間の短縮が必須とわかり、Lycheeガントチャートでのシミュレーションを元に、各メーカーに納期の前倒しやテスト期間短縮などを依頼し、なんとか調整することができました。」（林氏）
全社を挙げての巨大プロジェクトとして、経営陣への確実な報告や、管理部門の業務にも、Lychee Redmineが役に立った。
「Lycheeガントチャートのサマリー画面をPDF化し、社内報告資料としても活用しました。FACTを「見える化」することで、経営陣にも一目で進捗やリスクを認識してもらえたと思います。
また、655億円という総設備投資額なので、キャッシュアウトについても精度高いシミュレーションが必要でしたが、財務の担当部署でも、私たちの作ったLycheeガントチャートを元に、キャッシュアウトタイミングを把握していたと聞き、プロジェクトを「見える化」することのメリットを、様々な場面で実感しました。」（林氏）
現在は、新工場プロジェクトを含め４つのプロジェクトに関わっている林氏。今後もプロジェクトの「見える化」にLychee Redmineを使い、さらに成功事例を増やしていきたいと語る。
「厳しいスケジュール・予算にも関わらず、新工場プロジェクトが計画通りに進んだことが評価され、PMOのような第３者的な全体管理は必要だと社内の雰囲気が変わったこと、プロジェクト管理のために情報を迅速に共有するコミュニケーションが確立されたことなど、PM的にも大きな成果がありました。
現在、新プロジェクトで部下がPMOを担当、Lychee Redmineでデータを作り、準備を進めています。さらに精緻なプロジェクト管理をしていくために、事例を増やしていきたいです。将来的には、テンポラリーなPMではなく、担当部門にPM的な役割を配置できたらいいですね。」（林氏）
「このような最先端の工場新設プロジェクトを、Lychee Redmineがサポートできたことは、本当に嬉しいです。最近、建設業界でもLychee Redmineを導入いただいていますが、建設会社・設備メーカーなどでも参考にしていただける、非常に興味深いお話が聞けました。本日はありがとうございました。」（アジャイルウェア 川端）
「関西工場」エントランスロビーにて
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東京海上グループのIT戦略を支えている東京海上日動システムズ株式会社 様。2010年からRedmineを導入され、現在では全社3,000名が毎月3万チケットを登録する大規模運用を実現されている。Lychee Redmineの各プラグインを利用してRedmineの全社展開を実現された、開発品質管理本部 開発品質管理部 マネージャーの白井昭洋氏と杉本直幸氏にお話を伺った。（取材日：2016年12月2日）
東京海上日動システムズ株式会社 様ではRedmineを全部署で導入しています。具体的には9本部22部署、それから開発管理部門とコーポレート部門の8部署、合計30部署で導入しています。利用頻度としては、やはり開発や運用を担当している部署が高く、コーポレート部門などでも利用されていますが、特に使うことを強制しているわけではありません。
利用者数は社員、協力会社の方々を合わせて2,000人弱ぐらいです（2017年2月現在は約3,000人）。一昨年11月の実績では、1ヶ月に約1,900人がログインしていましたので、1日あたりその半分か3分の1の800人くらいだと推測されます。また、社員異動や契約が満了する協力会社も都度発生するため、3ヶ月間ログインがないアカウントは全てロックするようにしています。
Redmine運用全体を推進しているのは私たち2名ですが、開発運用部門の22部署内に約30名の推進係がおり、各部門・組織の推進を担当しています。現場からの問い合わせは推進係が対応するため、私たちに問い合わせがくることはそれほどありません。あと、Redmine運用部隊として3名のチームも存在しています。
チケット登録数は毎月増加しており2015年8月は月あたり5,000チケットほどでしたが、障害管理を行うようにした2016年2月には1万チケット、進捗・課題管理を行うようになった7月には2万チケットまで増加し、そして11月には3万チケットを突破しました。当初の想定が月3万チケットでしたので、今の運用設計が適切かどうかをもう一度見直さなければいけないレベルにきています。またユーザー数も社員が1,300人、協力会社の方々が1,700人、合わせて3,000人まで増える見込みなので、近い将来は月あたり5万チケットが登録されると予想されます。
利用プラグインはLychee Redmineが中心です。フリーのプラグインは、Work Timeプラグインやサイドバーを消すプラグインなどいくつか導入していますが、サーバーへの負荷が大きいためあまり利用していません。
業務の生産性を高めるには、コミュニケーションや進捗報告といった粒々のスピードアップが必要だと考えていました。報告をリアルタイムに行うことができればスピードが向上しますが、そのためにはプロジェクトの状況を「見える化」したり、様々なプロジェクト管理手法を標準化する必要があります。同社ではそれらをExcelで管理していたため「一元管理ができない」「リアルタイムに参照ができない」「同時更新ができない」「プロジェクト管理手法の標準化ができない」といった課題がありました。Excelはユーザビリティが優れていてカスタマイズがしやすいですが、一方で自分たちの思い通りに列を追加できてしまうと標準化しにくいです。そのため標準化をするためには、1つの共通システムで制約をつけて運用する必要があると感じRedmineを導入しました。
Redmineは2010年に導入しましたが、当時の利用者はまだまだ少なかったです。標準のRedmineでは、ガントチャートやチケット一覧画面などで情報を入力するたびに画面遷移が発生するため、「ユーザビリティを向上させなければ、使われないのではないか？」と、入力を簡単にできるプラグインを探していました。そんな時にLychee Redmineの製品サイトを見つけました。
Lychee Redmine導入を決めた理由は2つあり、1つはガントチャート上で直感的に操作して入力できることです。Redmineの操作性は独特なので、初めてのユーザーにはわかりにくいんですよね。それが直感的に操作できるようになったことは大きいです。今では、Lychee RedmineをRedmineの標準機能と思って使っているユーザーもたくさんいますよ。ガントチャートを直感的に操作できるLycheeガントチャートがなければ、月3万チケットの登録も難しかったと思います。もちろん各部の推進係の方々が、現場からの問い合わせ対応やマニュアル整備などを頑張ってくれたことも現場に浸透した理由の一つです。
もう1つはLychee EVMです。EVMをExcelで行うと手間がかかりますし、「Excelファイルの場所が分からない」というユーザーも多かったですね。無償のEVMプラグインもありますが、長期利用を考えるとサポート面に不安がありました。その点Lychee RedmineではガントチャートもEVMも全てが一元管理されるので、各プロジェクトの状況を「見える化」できます。
Redmine、Lychee Redmineを導入したことで10種類のExcel管理ファイルをRedmineに集約することができました。管理ファイルを削減できましたし、Redmineにログインすればこれらの情報を全て確認できますので「見える化」が進みました。
弊社ではコミュケーションを活発化させてチームワークを強化する取り組みを行っています。そのためオフィスでは始業時に朝会を実施して、少人数のチームごとにタスク共有をしている光景がよく目に入ります。
以前の朝会では、タスク名が書かれたふせん紙をホワイトボードに貼り付けて情報共有を行っていました。そのためふせん紙に書かれたタスクタイトルしか分からず、メンバーにタスクを依頼する際はタスクの詳細を口頭で説明する必要がありました。タスクの詳細情報はExcelでも管理していましたが、それによりふせん紙とExcelの二重管理も発生していました。
しかしLycheeアジャイルを導入したことで、ふせん紙とExcelファイルをRedmineに統一できました。Lycheeアジャイルのかんばん画面では、チケットタイトルが以前のホワイトボードと同じイメージで表示され、チケットタイトルをクリックすれば詳細情報をすぐに確認できます。また、ふせん紙を貼り直すようにチケットのドラッグ＆ドロップするとステータスがリアルタイムに更新されるため、二重管理の手間も無くなりました。今ではホワイトボードの代わりに、Redmineの画面を見ながら朝会が行われています。
今後はRedmineを上手に利用している人のノウハウが、あまり活用できていない人にも伝わるような取り組みを考えています。またExcelからの移行は完了したので、次はもっとRedmineを活用し、プロセスを整備して標準化を進めたいですね。
Lychee Redmineには、さらなる「見える化」やユーザビリティの向上に期待しています。それから、要件管理やテスト管理などをRedmineで完結できるような仕掛けが欲しいですね。テスト管理やテスト自動化、要件管理、バグ管理などをRedmineで管理できればトレーサビリティがうまく取れるのではないかと考えています。
あとは、弊社のような大規模ユーザーへのソリューション提案があると良いなと思います。例えばアプリケーションサーバーを2つに分けて、1つには現場担当者向けのプラグイン（Lycheeガントチャート、Lycheeアジャイルなど）を、もう1つには管理者向けのプラグイン（Lychee EVM、Lycheeリソースマネジメントなど）を導入することで、レスポンスをさらに担保するようなソリューションがあると良いですね。
Lychee Redmineの機能や価格、アジャイルウェアのサポートにはとても満足しています。密度の濃いコミュニケーションで都度相談に乗っていただけるのがありがたいですし、色々な面でスピードが速いです。何かをお願いしたときのレスポンスも速く、「いつの間に作ったんだろう」と思うくらいです。逆にお願いしたいのは、我々のようなユーザーの声を集約できるようなサービスやサポートがあると良いと思います。Lychee Redmineの問い合わせや、改善要望などを書き込める共通の環境があれば嬉しいですね。
業務のスピードアップや生産性向上を目的に、素晴らしい取り組みをされている東京海上日動システムズ株式会社 様。アジャイルウェアは今後も同社のより多くのユーザーに使い続けたいと思っていただけるよう、ユーザビリティと「見える化」を向上させるツール開発を継続して進めていきたい。
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